Phong cách ngôn ngữ hành chính là gì?

Trong hệ thống phong cách ngôn ngữ tiếng Việt, phong cách ngôn ngữ hành chính đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước và tổ chức xã hội. Đây là công cụ giao tiếp chính thức giữa các cơ quan, đơn vị với nhau và với công dân, thể hiện tính pháp lý, tính ràng buộc trong mọi giao dịch hành chính.

Khác với phong cách ngôn ngữ chính luận mang tính thuyết phục, lập luận, phong cách hành chính tập trung vào việc truyền đạt thông tin một cách chính xác, minh bạch và có hiệu lực pháp lý. Hiểu rõ bản chất, đặc điểm và cách vận dụng phong cách này không chỉ giúp bạn soạn thảo văn bản công sở hiệu quả mà còn nâng cao khả năng giao tiếp chuyên nghiệp trong môi trường làm việc. Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào từng khía cạnh của phong cách ngôn ngữ hành chính, từ khái niệm cơ bản đến ứng dụng thực tiễn, giúp bạn nắm vững và tự tin áp dụng vào công việc hàng ngày.

Khái niệm và bản chất của phong cách ngôn ngữ hành chính

Để hiểu sâu sắc về phong cách ngôn ngữ hành chính, trước tiên chúng ta cần nắm vững khái niệm cơ bản và bản chất của nó trong hệ thống ngôn ngữ tiếng Việt. Phong cách này không đơn thuần là cách sử dụng ngôn ngữ mà còn phản ánh văn hóa giao tiếp trong môi trường công sở, thể hiện quyền lực và trách nhiệm của bộ máy nhà nước.

Nó có phạm vi sử dụng rộng rãi từ cấp trung ương đến địa phương, xuất hiện trong mọi lĩnh vực quản lý và điều hành. Việc phân biệt rõ ràng giữa phong cách ngôn ngữ hành chính với các phong cách khác, đặc biệt là phong cách ngôn ngữ chính luận, giúp người viết lựa chọn phương thức diễn đạt phù hợp với từng mục đích giao tiếp cụ thể, tránh nhầm lẫn và đảm bảo hiệu quả truyền đạt thông tin trong công việc hàng ngày.

Định nghĩa phong cách ngôn ngữ hành chính

Phong cách ngôn ngữ hành chính là kiểu ngôn ngữ được sử dụng trong các văn bản, tài liệu liên quan đến hoạt động quản lý hành chính nhà nước và tổ chức xã hội. Đây là phương tiện giao tiếp chính thức giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan với tổ chức, cá nhân trong việc ban hành, thi hành các quyết định quản lý.

Phong cách này xuất hiện trong các văn bản như công văn, quyết định, thông tư, nghị định, báo cáo, biên bản và nhiều loại giấy tờ hành chính khác. Bản chất của nó nằm ở tính ràng buộc pháp lý và tính chuẩn mực cao trong cách diễn đạt, yêu cầu người viết phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hình thức và nội dung. Khác với các phong cách ngôn ngữ khác như văn học hay báo chí, phong cách hành chính không chú trọng đến yếu tố thẩm mỹ, cảm xúc mà tập trung vào việc truyền tải thông tin một cách khách quan, chính xác nhất.

Mỗi từ ngữ, cụm từ được lựa chọn đều phải đảm bảo tính minh bạch, tránh gây hiểu nhầm hoặc sai lệch trong quá trình thực hiện. Chính vì vậy, người làm công tác văn thư, hành chính cần có sự hiểu biết sâu sắc về ngôn ngữ và kỹ năng soạn thảo văn bản để đảm bảo hiệu quả công việc.

Phạm vi sử dụng và vai trò

Phong cách ngôn ngữ hành chính có phạm vi sử dụng rộng rãi trong toàn bộ hệ thống bộ máy nhà nước và các tổ chức xã hội. Từ cấp trung ương đến địa phương, từ cơ quan hành chính đến các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, phong cách này đều được áp dụng trong mọi hoạt động quản lý và điều hành.

Các văn bản hành chính như công văn chỉ đạo, báo cáo tình hình, quyết định bổ nhiệm, thông báo họp, biên bản làm việc đều sử dụng phong cách ngôn ngữ này. Vai trò của nó không chỉ dừng lại ở việc truyền đạt thông tin mà còn thể hiện quyền lực quản lý của nhà nước, tạo ra sự trật tự và kỷ cương trong hoạt động công vụ.

Thông qua các văn bản hành chính, các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước được cụ thể hóa và triển khai xuống cơ sở, ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của người dân. Một văn bản hành chính được soạn thảo tốt có thể tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện công việc, trong khi một văn bản thiếu chính xác có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, thậm chí dẫn đến tranh chấp pháp lý. Do đó, việc nắm vững phong cách ngôn ngữ hành chính là yêu cầu bắt buộc đối với mọi cán bộ, công chức trong hệ thống hành chính nhà nước.

So sánh với phong cách ngôn ngữ chính luận

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa phong cách ngôn ngữ hành chính và phong cách ngôn ngữ chính luận do cả hai đều mang tính chính thức và được sử dụng trong các hoạt động xã hội quan trọng. Tuy nhiên, phong cách ngôn ngữ chính luận là gì? Đây là kiểu ngôn ngữ được sử dụng trong các hoạt động tuyên truyền, vận động quần chúng, nhằm thuyết phục người nghe hoặc người đọc về một quan điểm, chính kiến nào đó.

Phong cách chính luận xuất hiện nhiều trong các bài diễn văn, bài phát biểu, bài xã luận, bài bình luận chính trị, mang tính lý luận và tư tưởng cao. Trong khi đó, phong cách hành chính tập trung vào việc ban hành các quyết định, chỉ thị cụ thể, yêu cầu người thực hiện phải tuân thủ nghiêm ngặt. Nếu phong cách chính luận sử dụng các biện pháp tu từ, lập luận logic để tạo sức thuyết phục thì phong cách hành chính chỉ cần đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và có hiệu lực pháp lý.

Ví dụ, một bài phát biểu của lãnh đạo về chủ trương phát triển kinh tế thuộc phong cách chính luận, trong khi công văn triển khai thực hiện chủ trương đó thuộc phong cách hành chính. Sự phân biệt rõ ràng giữa hai phong cách này giúp người viết lựa chọn phương thức diễn đạt phù hợp với mục đích và đối tượng giao tiếp, tránh tình trạng lẫn lộn gây ảnh hưởng đến hiệu quả truyền đạt thông tin.

Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính

Phong cách ngôn ngữ hành chính có những đặc điểm riêng biệt phân biệt nó với các phong cách ngôn ngữ khác trong tiếng Việt. Những đặc điểm này không chỉ là yêu cầu về mặt kỹ thuật mà còn phản ánh bản chất và chức năng của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý nhà nước.

Từ tính chuẩn mực, trang trọng đến tính chính xác, rõ ràng, và tính khách quan, phi cảm xúc, mỗi đặc điểm đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo văn bản đạt được mục đích truyền đạt thông tin và có hiệu lực pháp lý. Việc nắm vững các đặc điểm này giúp người viết soạn thảo văn bản đạt chuẩn, tránh được những sai sót có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và uy tín của cơ quan. Hơn nữa, sự hiểu biết sâu sắc về các đặc điểm còn giúp người đọc đánh giá được chất lượng của một văn bản hành chính.

Tính chuẩn mực và trang trọng

Đặc điểm nổi bật đầu tiên của phong cách ngôn ngữ hành chính là tính chuẩn mực và trang trọng trong cách diễn đạt. Mọi văn bản hành chính đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc ngữ pháp, chính tả của tiếng Việt, không được phép sử dụng ngôn ngữ lóng, từ ngữ thô tục hay cách diễn đạt tuỳ tiện.

Các thuật ngữ chuyên ngành, từ vựng hành chính phải được sử dụng chính xác theo đúng nghĩa qui định, tránh tình trạng dùng sai, dùng nhầm gây hiểu lầm. Ví dụ, trong văn bản hành chính, người ta phân biệt rõ ràng giữa đề nghị và yêu cầu, giữa kiến nghị và đề xuất, mỗi từ mang một sắc thái ý nghĩa riêng và được sử dụng trong những ngữ cảnh cụ thể. Tính trang trọng còn thể hiện ở việc sử dụng các hình thức xưng hô phù hợp với cấp bậc, vị trí của người gửi và người nhận văn bản.

Cơ quan cấp trên dùng từ yêu cầu, chỉ đạo khi giao nhiệm vụ cho cấp dưới, trong khi cấp dưới dùng kính trình, báo cáo khi gửi văn bản lên cấp trên. Việc sử dụng đúng các mẫu câu, công thức hành chính theo quy định cũng góp phần tạo nên tính chuẩn mực cho văn bản. Một văn bản đạt chuẩn về mặt ngôn ngữ sẽ tạo ấn tượng tốt, thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của cơ quan ban hành, đồng thời đảm bảo hiệu quả trong quá trình thực hiện công việc.

Tính chính xác và rõ ràng

Tính chính xác và rõ ràng là yêu cầu hàng đầu trong soạn thảo văn bản hành chính. Mỗi thông tin được nêu trong văn bản phải được kiểm tra kỹ lưỡng về mặt sự thật, số liệu, thời gian, địa điểm và các yếu tố liên quan khác. Một con số sai, một địa danh nhầm lẫn có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng trong quá trình thực thi.

Chẳng hạn, nếu một quyết định bổ nhiệm ghi sai ngày tháng có hiệu lực hoặc một công văn gửi nhầm đơn vị thực hiện thì sẽ gây ra sự lúng túng, mất thời gian và ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan. Tính rõ ràng thể hiện ở việc câu văn phải được cấu trúc mạch lạc, logic, tránh những diễn đạt mơ hồ, đa nghĩa khiến người đọc có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau. Mỗi đoạn văn nên tập trung vào một ý chính, các ý phụ được sắp xếp theo trình tự hợp lý, có sự liên kết chặt chẽ với nhau.

Trong văn bản hành chính, người ta thường sử dụng các từ nối như do đó, vì vậy, căn cứ vào, thực hiện để tạo sự mạch lạc cho văn bản. Việc sử dụng dấu câu cũng cần được chú ý đặc biệt, một dấu phẩy đặt sai vị trí có thể làm thay đổi hoàn toàn ý nghĩa của câu. Để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng, người soạn thảo văn bản cần có thói quen đọc lại, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi hoàn thiện và trình ký.

Tính khách quan và phi cảm xúc

Khác với phong cách ngôn ngữ văn học hay báo chí, phong cách ngôn ngữ hành chính đòi hỏi tính khách quan tuyệt đối và hạn chế tối đa yếu tố cảm xúc cá nhân. Các văn bản hành chính phải phản ánh đúng sự thật khách quan, không bị chi phối bởi cảm tính hay sở thích riêng của người viết. Khi báo cáo một sự việc, người viết phải trình bày đầy đủ các khía cạnh, không được phép bóp méo, che giấu hay phóng đại thông tin để phục vụ mục đích nào đó.

Ví dụ, trong biên bản họp, người ghi biên bản phải ghi lại trung thực những ý kiến phát biểu của các thành viên tham dự, không được thêm thắt hay bỏ sót nội dung quan trọng. Tính phi cảm xúc thể hiện ở việc văn bản không sử dụng các từ ngữ mang sắc thái tình cảm mạnh mẽ, không có những lời lẽ khen ngợi hay chỉ trích mang tính chủ quan. Thay vì nói rất tốt, tuyệt vời, người viết sử dụng các từ trung tính như đạt yêu cầu, hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Thay vì dùng tồi tệ, quá kém, họ viết chưa đạt yêu cầu, cần khắc phục. Giọng điệu trong văn bản hành chính luôn bình tĩnh, điềm đạm, thể hiện thái độ công tâm và tôn trọng người đọc. Đây là điều kiện cần thiết để văn bản có sức thuyết phục và được mọi người tin tưởng, chấp hành.

Chức năng của phong cách ngôn ngữ hành chính

Phong cách ngôn ngữ hành chính không chỉ là công cụ giao tiếp đơn thuần mà còn đảm nhận nhiều chức năng quan trọng trong hoạt động của bộ máy nhà nước. Mỗi chức năng đều có ý nghĩa riêng và góp phần tạo nên giá trị tổng thể của văn bản hành chính trong thực tiễn quản lý xã hội.

Từ chức năng truyền đạt thông tin giúp các chủ trương, chính sách được phổ biến rộng rãi, đến chức năng quản lý và điều hành thể hiện quyền lực nhà nước, và chức năng lưu trữ, làm bằng chứng phục vụ cho công tác tra cứu và giải quyết tranh chấp. Việc nhận thức đầy đủ về các chức năng này giúp người làm công tác hành chính thấy được tầm quan trọng của từng văn bản mình soạn thảo, từ đó có thái độ trách nhiệm cao hơn trong công việc và không ngừng nâng cao chất lượng văn bản.

Chức năng truyền đạt thông tin

Chức năng cơ bản và quan trọng nhất của phong cách ngôn ngữ hành chính là truyền đạt thông tin từ cơ quan quản lý đến đối tượng thực hiện. Thông qua các văn bản hành chính, các chủ trương, chính sách, quyết định của cơ quan cấp trên được thông báo đến cấp dưới và các đơn vị liên quan một cách nhanh chóng, chính xác.

Chức năng này đòi hỏi nội dung văn bản phải được trình bày một cách có hệ thống, logic, đảm bảo người nhận có thể tiếp thu và hiểu đúng ý đồ của người gửi. Trong thực tế, một công văn chỉ đạo có thể truyền tải nhiều loại thông tin khác nhau như mục đích, yêu cầu, thời gian thực hiện, phân công trách nhiệm và các điều kiện bảo đảm. Mỗi loại thông tin cần được sắp xếp theo trình tự hợp lý, có sự phân đoạn rõ ràng để người đọc dễ dàng nắm bắt. Ví dụ, một văn bản hướng dẫn tổ chức hội nghị thường có các phần như thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chương trình nội dung, kinh phí, phân công chuẩn bị.

Việc truyền đạt thông tin hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình trao đổi công việc, tránh tình trạng phải giải thích, làm rõ nhiều lần gây lãng phí nguồn lực. Hơn nữa, khi thông tin được truyền tải chính xác, đầy đủ, quá trình thực hiện công việc sẽ diễn ra thuận lợi, đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất.

Chức năng quản lý và điều hành

Phong cách ngôn ngữ hành chính là công cụ quan trọng trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan nhà nước. Thông qua các văn bản như quyết định, chỉ thị, thông tư, nghị định, cơ quan quản lý thể hiện quyền lực và trách nhiệm của mình trong việc tổ chức, chỉ đạo các hoạt động xã hội. Mỗi văn bản ban hành đều mang tính ràng buộc pháp lý, yêu cầu các đơn vị, cá nhân liên quan phải nghiêm túc chấp hành.

Chức năng quản lý thể hiện rõ nhất ở các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, tạo động lực hoặc răn đe đối với cán bộ, công chức. Một quyết định khen thưởng kịp thời có thể khích lệ tinh thần làm việc, trong khi một quyết định xử lý nghiêm minh sẽ giáo dục, răn đe những hành vi vi phạm. Chức năng điều hành được thể hiện qua các công văn phân công nhiệm vụ, yêu cầu báo cáo, đôn đốc thực hiện, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình và có những biện pháp điều chỉnh kịp thời.

Ví dụ, trong quá trình triển khai một dự án, cơ quan chủ quản thường xuyên ban hành các văn bản hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra tiến độ để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng kế hoạch. Như vậy, phong cách ngôn ngữ hành chính không chỉ là phương tiện giao tiếp đơn thuần mà còn là công cụ thực thi quyền lực quản lý của nhà nước.

Chức năng lưu trữ và làm bằng chứng

Một chức năng quan trọng khác của phong cách ngôn ngữ hành chính là giá trị lưu trữ và khả năng làm bằng chứng pháp lý. Các văn bản hành chính sau khi hoàn thành nhiệm vụ truyền đạt thông tin không bị hủy bỏ mà được lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Những văn bản này trở thành tư liệu quý giá phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị qua các thời kỳ, phục vụ cho việc tra cứu, nghiên cứu và tổng kết kinh nghiệm.

Trong nhiều trường hợp, văn bản hành chính có giá trị làm chứng cứ pháp lý khi phát sinh tranh chấp hoặc kiện tụng. Ví dụ, một hợp đồng lao động được ký kết đúng quy cách sẽ là căn cứ để giải quyết các tranh chấp giữa người lao động và người sử dụng lao động. Một biên bản bàn giao tài sản có chữ ký đầy đủ của các bên sẽ là bằng chứng xác định trách nhiệm khi tài sản bị hư hỏng hay mất mát. Do đó, việc soạn thảo văn bản hành chính phải đặc biệt chú ý đến tính chính xác, đầy đủ và đúng quy cách về mặt hình thức.

Mọi thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm, nhân vật, nội dung công việc phải được ghi chép rõ ràng, có chữ ký xác nhận của những người có thẩm quyền. Chức năng này nhấn mạnh tầm quan trọng của văn bản hành chính không chỉ trong hiện tại mà còn cho tương lai, đòi hỏi người làm công tác văn thư phải có ý thức trách nhiệm cao trong từng công đoạn soạn thảo và lưu trữ.

Các yếu tố ngôn ngữ đặc trưng của phong cách ngôn ngữ hành chính

Phong cách ngôn ngữ hành chính được hình thành từ những yếu tố ngôn ngữ đặc trưng, tạo nên bộ mặt riêng biệt khác với các phong cách khác. Những yếu tố này bao gồm từ vựng và thuật ngữ chuyên ngành với tính qui ước cao, cấu trúc câu và đoạn văn tuân theo những nguyên tắc chặt chẽ, cùng với hình thức xưng hô và cách diễn đạt phản ánh mối quan hệ cấp bậc trong hệ thống hành chính.

Mỗi yếu tố đều có vai trò riêng và phối hợp chặt chẽ với nhau để tạo nên một văn bản hoàn chỉnh. Việc nắm vững các yếu tố ngôn ngữ này không chỉ giúp người viết soạn thảo văn bản đúng chuẩn mà còn giúp họ hiểu sâu hơn về bản chất của phong cách hành chính, từ đó vận dụng linh hoạt và sáng tạo trong từng tình huống cụ thể.

Từ vựng và thuật ngữ chuyên ngành

Từ vựng trong phong cách ngôn ngữ hành chính có những đặc điểm riêng biệt so với ngôn ngữ thông thường. Trước hết, văn bản hành chính sử dụng một lượng lớn thuật ngữ chuyên ngành liên quan đến hoạt động quản lý nhà nước và pháp luật. Những thuật ngữ này có nghĩa xác định, được qui định rõ ràng trong các văn bản pháp luật và không được phép thay đổi tuỳ tiện.

Ví dụ, các từ như nghị định, thông tư, quyết định, chỉ thị đều là những loại văn bản pháp quy có phạm vi điều chỉnh và thẩm quyền ban hành cụ thể, không thể dùng lẫn lộn. Bên cạnh đó, văn bản hành chính thường sử dụng các từ và cụm từ mang tính cố định, lặp đi lặp lại như căn cứ, xét đề nghị, quyết định, giao cho, yêu cầu, trách nhiệm thi hành. Những cụm từ này tạo nên kết cấu đặc trưng của văn bản hành chính, giúp người đọc dễ dàng nhận diện và nắm bắt nội dung.

Từ vựng hành chính cũng ưu tiên những từ ngữ trang trọng, lịch sự, thể hiện sự tôn trọng giữa các bên giao tiếp. Thay vì dùng làm hay xử lý, người ta dùng thực hiện hay giải quyết; thay vì nói, họ dùng phát biểu hay trình bày. Việc lựa chọn từ ngữ phải đảm bảo tính chính xác, tránh những từ có nhiều nghĩa hoặc dễ gây hiểu nhầm. Người viết cần có vốn từ vựng phong phú và hiểu rõ sắc thái nghĩa của từng từ để sử dụng đúng ngữ cảnh.

Cấu trúc câu và đoạn văn

Cấu trúc câu trong phong cách ngôn ngữ hành chính thường nghiêm túc và phức tạp hơn so với ngôn ngữ đời thường. Câu văn thường dài, chứa nhiều thành phần và có sự kết hợp chặt chẽ giữa các mệnh đề. Điều này xuất phát từ yêu cầu phải trình bày đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến một vấn đề trong một câu hoặc một đoạn văn.

Ví dụ, một câu trong quyết định thường có cấu trúc: Căn cứ (nêu cơ sở pháp lý) + Xét (nêu đề nghị) + Quyết định (nêu nội dung). Mỗi thành phần trong câu đều có vai trò riêng và không thể thiếu. Tuy nhiên, việc sử dụng câu dài không có nghĩa là câu phức tạp, khó hiểu. Người viết cần biết cách sắp xếp các thành phần câu một cách logic, sử dụng dấu câu hợp lý để câu vẫn rõ ràng, dễ đọc. Cấu trúc đoạn văn trong văn bản hành chính cũng có những qui ước riêng, thường bắt đầu bằng câu chủ đề nêu ý chính, sau đó là các câu triển khai giải thích, bổ sung, cuối cùng có thể có câu kết luận hoặc câu chuyển ý sang đoạn tiếp theo.

Mỗi đoạn văn nên tập trung vào một nội dung chính, các đoạn văn được sắp xếp theo trình tự logic, có sự liên kết chặt chẽ tạo nên tính mạch lạc cho toàn bộ văn bản. Việc phân đoạn hợp lý không chỉ giúp văn bản dễ đọc, dễ hiểu mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tham chiếu và trích dẫn sau này.

Hình thức xưng hô và cách diễn đạt

Hình thức xưng hô trong phong cách ngôn ngữ hành chính được qui định rất rõ ràng và nghiêm ngặt, phản ánh mối quan hệ cấp bậc giữa các cơ quan, đơn vị và cá nhân trong hệ thống hành chính nhà nước. Khi giao tiếp với cấp trên, cơ quan cấp dưới thường tự xưng là tên cơ quan mình hoặc dùng chúng tôi và xưng hô với cấp trên bằng tên cơ quan hoặc quý cơ quan. Ví dụ: Ủy ban nhân dân tỉnh kính trình Bộ Nội vụ.

Khi giao tiếp với cấp dưới, cơ quan cấp trên thường dùng giao cho, yêu cầu và gọi cấp dưới bằng tên cơ quan. Trong quan hệ ngang cấp, các bên thường dùng đề nghị, thông báo và xưng hô bằng tên cơ quan. Cách diễn đạt trong văn bản hành chính cũng có những đặc điểm riêng, thường sử dụng thể bị động nhiều hơn thể chủ động để tạo tính khách quan. Thay vì viết chúng tôi đề nghị, người ta viết đề nghị quý cơ quan xem xét. Thay vì tôi quyết định, họ viết quyết định việc. Các câu văn trong văn bản hành chính thường sử dụng lối diễn đạt gián tiếp, lịch sự, tránh những cách nói trực diện, cứng nhắc có thể gây khó chịu cho người đọc.

Ngay cả khi phải chỉ ra sai sót hay yêu cầu khắc phục, người viết cũng phải dùng những từ ngữ khéo léo như cần khắc phục, đề nghị hoàn thiện thay vì sai, kém. Việc nắm vững các qui tắc xưng hô và cách diễn đạt này giúp người viết tạo ra những văn bản vừa đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật, vừa thể hiện được văn hóa giao tiếp chuyên nghiệp trong môi trường công sở.

Các loại văn bản hành chính phổ biến

Trong thực tế công tác hành chính, có rất nhiều loại văn bản khác nhau được sử dụng để phục vụ các mục đích quản lý và điều hành đa dạng. Mỗi loại văn bản có đặc điểm, mục đích sử dụng và cách thức trình bày riêng, không thể sử dụng thay thế cho nhau.

Từ các văn bản chỉ đạo và điều hành như quyết định, chỉ thị mang tính ràng buộc cao, đến các văn bản trao đổi thông tin như công văn, báo cáo phục vụ giao tiếp hàng ngày, và các văn bản ghi nhận, xác nhận có giá trị pháp lý cao như biên bản, hợp đồng. Việc hiểu rõ đặc điểm và cách sử dụng từng loại văn bản giúp người làm công tác văn thư lựa chọn đúng hình thức cho từng tình huống, đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả trong công việc, đồng thời tránh được những sai sót có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả thực hiện nhiệm vụ.

Văn bản chỉ đạo và điều hành

Văn bản chỉ đạo và điều hành là nhóm văn bản quan trọng nhất trong hệ thống văn bản hành chính, được các cơ quan có thẩm quyền sử dụng để ban hành các chủ trương, nhiệm vụ và tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý. Nhóm này bao gồm các loại văn bản như quyết định, chỉ thị, kế hoạch, đề án và phương án. Quyết định là văn bản do người có thẩm quyền ban hành để quy định về tổ chức, biên chế, cán bộ, hoặc để giải quyết những vấn đề cụ thể trong quản lý nhà nước.

Một quyết định chuẩn thường có các phần: căn cứ pháp lý, xét đề nghị, phần quyết định chính, trách nhiệm thi hành và hiệu lực. Chỉ thị là văn bản do cơ quan quản lý nhà nước cấp cao ban hành để chỉ đạo các cơ quan cấp dưới thực hiện một nhiệm vụ cấp bách, quan trọng. Kế hoạch là văn bản xác định mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp, nguồn lực và tiến độ thực hiện một công việc trong một thời gian nhất định. Mỗi loại văn bản này đều có mục đích, phạm vi điều chỉnh và hình thức thể hiện riêng, không thể sử dụng thay thế cho nhau.

Ví dụ, để bổ nhiệm một cán bộ, cơ quan phải ban hành quyết định chứ không thể dùng công văn hay thông báo. Việc hiểu rõ đặc điểm và cách sử dụng từng loại văn bản giúp người làm công tác văn thư lựa chọn đúng hình thức văn bản cho từng tình huống cụ thể, đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả trong công việc.

Văn bản trao đổi thông tin

Văn bản trao đổi thông tin là nhóm văn bản được sử dụng phổ biến nhất trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan hành chính, phục vụ cho việc trao đổi thông tin, yêu cầu, đề nghị giữa các đơn vị với nhau. Nhóm này bao gồm công văn, báo cáo, tờ trình, thông báo và giấy mời. Công văn là loại văn bản được sử dụng nhiều nhất, dùng để trao đổi thông tin, đề nghị, yêu cầu giữa các cơ quan, giữa cơ quan với tổ chức, cá nhân về một vấn đề công tác cụ thể.

Một công văn hoàn chỉnh gồm có phần đầu văn bản (tên cơ quan, số ký hiệu, ngày tháng, trích yếu), phần nội dung (lý do, mục đích, yêu cầu) và phần kết (chữ ký, dấu). Báo cáo là văn bản dùng để trình bày kết quả thực hiện nhiệm vụ, tình hình công việc hoặc một vấn đề cụ thể từ cấp dưới lên cấp trên. Tờ trình là văn bản dùng để trình lên cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định về một vấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp trên.

Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một sự việc, một vấn đề hoặc một quyết định đến các đơn vị, cá nhân có liên quan. Giấy mời là văn bản dùng để mời các cơ quan, đơn vị, cá nhân tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo. Mỗi loại văn bản này có cách thức trình bày và mục đích sử dụng riêng, đòi hỏi người soạn thảo phải nắm vững đặc điểm để áp dụng chính xác vào từng tình huống cụ thể.

Văn bản ghi nhận và xác nhận

Văn bản ghi nhận và xác nhận là nhóm văn bản có giá trị làm bằng chứng pháp lý cao, được sử dụng để ghi lại quá trình làm việc, kết quả thảo luận hoặc xác nhận một sự việc, một giao dịch đã diễn ra. Nhóm này bao gồm biên bản, hợp đồng, cam kết và giấy xác nhận. Biên bản là văn bản ghi lại diễn biến, kết quả của một cuộc họp, một buổi làm việc, một cuộc kiểm tra hay một sự việc nào đó.

Biên bản phải được lập chính xác, khách quan, có chữ ký xác nhận của những người tham gia và phải được lưu trữ cẩn thận vì có giá trị pháp lý cao. Ví dụ, biên bản họp phải ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung thảo luận và kết luận của cuộc họp. Hợp đồng là văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên về quyền và nghĩa vụ trong một quan hệ dân sự, lao động hay kinh tế. Một hợp đồng cần phải có đầy đủ các yếu tố như chủ thể, đối tượng, quyền và nghĩa vụ của các bên, thời hạn thực hiện và điều khoản xử lý vi phạm.

Cam kết là văn bản thể hiện sự cam kết của một bên về việc thực hiện hoặc không thực hiện một hành vi nào đó. Giấy xác nhận là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp để xác nhận một sự việc, một tình trạng pháp lý nào đó của cá nhân hay tổ chức. Những văn bản này đều yêu cầu sự chính xác tuyệt đối và tính minh bạch cao vì có thể được sử dụng làm căn cứ giải quyết tranh chấp hoặc khiếu nại về sau.

Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính hiệu quả

Soạn thảo văn bản hành chính là một nghệ thuật đòi hỏi người viết phải có kiến thức chuyên môn vững vàng, kỹ năng sử dụng ngôn ngữ tốt và khả năng tổ chức công việc khoa học. Quá trình này không chỉ đơn thuần là việc viết mà bao gồm nhiều bước từ chuẩn bị, thu thập thông tin, cấu trúc nội dung đến biên tập và hoàn thiện.

Mỗi bước đều có những kỹ thuật riêng cần được thực hiện một cách cẩn thận, chính xác để đảm bảo văn bản cuối cùng đạt chất lượng cao. Việc nắm vững quy trình chuẩn bị giúp người viết làm việc có hệ thống, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót. Kỹ năng cấu trúc và triển khai nội dung tốt tạo nên văn bản mạch lạc, dễ đọc và dễ thực hiện. Còn kỹ thuật biên tập và hoàn thiện văn bản là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, quyết định đến chất lượng tổng thể của sản phẩm.

Quy trình chuẩn bị và thu thập thông tin

Trước khi bắt tay vào soạn thảo một văn bản hành chính, người viết cần có một quy trình chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo văn bản đạt chất lượng cao. Bước đầu tiên là xác định rõ mục đích của văn bản: để làm gì, giải quyết vấn đề gì, đối tượng nhận văn bản là ai, và kết quả mong muốn đạt được là gì. Việc xác định rõ mục đích giúp người viết định hướng nội dung và lựa chọn hình thức văn bản phù hợp.

Tiếp theo, cần thu thập đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề cần giải quyết, bao gồm các căn cứ pháp lý, số liệu thống kê, tài liệu tham khảo và ý kiến của các bên liên quan. Quá trình thu thập thông tin phải được tiến hành một cách có hệ thống, kiểm tra tính chính xác và độ tin cậy của từng nguồn thông tin. Ví dụ, khi soạn thảo một quyết định về chế độ chính sách, người viết cần tham khảo các văn bản pháp luật có liên quan, tìm hiểu thực tiễn áp dụng tại các địa phương khác, và tổng hợp ý kiến của các chuyên gia trong lĩnh vực đó.

Sau khi có đủ thông tin, người viết cần phân tích, đánh giá và lựa chọn những thông tin cần thiết, loại bỏ những thông tin không liên quan hoặc không chính xác. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp quá trình soạn thảo diễn ra thuận lợi, tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng văn bản.

Kỹ năng cấu trúc và triển khai nội dung

Một văn bản hành chính có cấu trúc tốt sẽ giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin và thực hiện đúng yêu cầu. Cấu trúc cơ bản của một văn bản hành chính thường gồm ba phần chính: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc. Phần mở đầu giới thiệu vấn đề, nêu lý do, căn cứ ban hành văn bản hoặc mục đích của văn bản. Trong phần này, người viết cần trình bày ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ những thông tin cần thiết để người đọc hiểu được bối cảnh và tầm quan trọng của vấn đề.

Phần nội dung là phần quan trọng nhất, trình bày chi tiết các yêu cầu, nhiệm vụ, giải pháp hoặc quyết định cụ thể. Nội dung cần được sắp xếp theo trình tự logic, có thể theo thứ tự thời gian, theo mức độ quan trọng hoặc theo các đối tượng liên quan. Mỗi nội dung chính nên được trình bày trong một mục riêng biệt, có đánh số hoặc ký hiệu để dễ theo dõi. Ví dụ, một kế hoạch tổ chức hội nghị có thể chia thành các mục: mục đích, yêu cầu; thời gian, địa điểm; thành phần tham dự; nội dung chương trình; kinh phí; phân công trách nhiệm.

Phần kết thúc thường nêu rõ trách nhiệm của các bên liên quan, thời hạn thực hiện, cơ chế theo dõi đôn đốc và hiệu lực của văn bản. Việc cấu trúc rõ ràng không chỉ giúp văn bản dễ đọc mà còn thể hiện tư duy logic và khả năng tổ chức công việc của người soạn thảo.

Kỹ thuật biên tập và hoàn thiện văn bản

Sau khi hoàn thành bản thảo, công việc biên tập và hoàn thiện văn bản là bước không thể thiếu để đảm bảo chất lượng cuối cùng. Trước hết, người viết cần đọc lại toàn bộ văn bản một cách cẩn thận, kiểm tra tính logic của cấu trúc, sự liên kết giữa các phần và tính đầy đủ của nội dung. Trong quá trình này, cần chú ý loại bỏ những câu văn rườm rà, lặp từ, những thông tin không cần thiết làm văn bản dài dòng, khó hiểu.

Tiếp theo, kiểm tra kỹ lưỡng các yếu tố ngôn ngữ như chính tả, dấu câu, ngữ pháp và cách diễn đạt. Một lỗi chính tả nhỏ hay một dấu phẩy đặt sai vị trí đều có thể làm giảm uy tín của văn bản và có thể dẫn đến hiểu sai ý nghĩa. Cần kiểm tra lại tất cả các số liệu, ngày tháng, tên riêng, địa danh để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Đối với những con số quan trọng, nên ghi cả bằng chữ và bằng số để tránh nhầm lẫn. Kiểm tra xem các thuật ngữ chuyên ngành có được sử dụng đúng nghĩa và nhất quán trong toàn bộ văn bản hay không.

Đối chiếu với các qui định về thể thức văn bản hành chính để đảm bảo văn bản đúng chuẩn về mặt hình thức. Nếu có thể, nên nhờ người khác đọc lại văn bản để phát hiện những sai sót mà mình có thể bỏ qua. Một văn bản sau khi được biên tập kỹ lưỡng sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc và tạo ấn tượng tốt về năng lực chuyên môn của người soạn thảo.

Những lỗi thường gặp và cách khắc phục khi soạn thảo văn bản hành chính

Trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính, dù có chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, người viết vẫn có thể mắc phải những sai sót. Việc nhận biết được những lỗi thường gặp và biết cách khắc phục là điều kiện cần thiết để nâng cao chất lượng văn bản.

Các lỗi có thể xuất hiện ở nhiều cấp độ khác nhau, từ lỗi về nội dung và logic ảnh hưởng đến tính chính xác và tính thuyết phục của văn bản, lỗi về ngôn ngữ và diễn đạt làm giảm tính chuẩn mực và khả năng truyền đạt, đến lỗi về thể thức và hình thức ảnh hưởng đến giá trị pháp lý. Mỗi loại lỗi đều có nguyên nhân và hậu quả riêng, đòi hỏi những biện pháp khắc phục cụ thể. Việc học hỏi từ những sai lầm, rút kinh nghiệm và không ngừng cải thiện kỹ năng là con đường để trở thành người soạn thảo văn bản chuyên nghiệp.

Lỗi về nội dung và logic

Một trong những lỗi nghiêm trọng nhất trong soạn thảo văn bản hành chính là lỗi về nội dung và tính logic. Lỗi này thường xuất hiện khi người viết chưa nắm vững vấn đề cần giải quyết hoặc chưa chuẩn bị thông tin đầy đủ. Biểu hiện phổ biến là nội dung văn bản thiếu cơ sở pháp lý, thiếu căn cứ thực tế hoặc mâu thuẫn với các qui định hiện hành.

Ví dụ, một quyết định bổ nhiệm cán bộ nhưng người được bổ nhiệm không đủ tiêu chuẩn theo qui định, hoặc một công văn đề nghị thực hiện một công việc vượt quá thẩm quyền của đơn vị nhận văn bản. Lỗi về logic thể hiện ở việc các luận điểm không có sự liên kết chặt chẽ, thiếu tính thuyết phục, thậm chí mâu thuẫn với nhau. Để khắc phục lỗi này, người viết cần nghiên cứu kỹ lưỡng các văn bản pháp luật liên quan, tìm hiểu thực tiễn và tham khảo ý kiến của các chuyên gia trước khi soạn thảo. Trong quá trình viết, cần luôn tự hỏi: thông tin này có chính xác không, căn cứ này có đủ sức thuyết phục không, yêu cầu này có khả thi không.

Sau khi hoàn thành bản thảo, nên để văn bản qua một đêm rồi đọc lại với tâm thế khách quan, hoặc nhờ đồng nghiệp góp ý để phát hiện những sơ hở về mặt nội dung và logic. Việc khắc phục triệt để những lỗi này sẽ đảm bảo văn bản có giá trị thực tiễn cao và tránh được những hậu quả tiêu cực trong quá trình thực hiện.

Lỗi về ngôn ngữ và diễn đạt

Lỗi về ngôn ngữ và diễn đạt là nhóm lỗi phổ biến nhất trong văn bản hành chính, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng truyền tải thông tin của văn bản. Lỗi chính tả, dù là nhỏ, cũng làm giảm uy tín của văn bản và có thể gây hiểu nhầm.

Ví dụ, nhầm lẫn giữa qui định và quy định, giữa trình bày và trinh bày là những lỗi thường gặp. Lỗi về dấu câu như thiếu dấu phẩy, dấu chấm hoặc đặt sai vị trí có thể làm thay đổi hoàn toàn ý nghĩa của câu. Lỗi về ngữ pháp như sai cấu trúc câu, thiếu chủ ngữ hoặc vị ngữ khiến câu văn khó hiểu, mất tính chuẩn mực. Lỗi về diễn đạt thể hiện ở việc sử dụng từ ngữ không chính xác, câu văn rườm rà, lặp từ, hoặc sử dụng ngôn ngữ quá đời thường không phù hợp với phong cách hành chính.

Một số người viết có xu hướng dùng những câu văn quá dài, chứa nhiều mệnh đề phức tạp khiến người đọc khó theo dõi. Để khắc phục những lỗi này, người viết cần rèn luyện kỹ năng sử dụng tiếng Việt thông qua việc đọc nhiều sách, văn bản mẫu và thực hành viết thường xuyên. Khi soạn thảo, nên sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả, tra từ điển khi không chắc chắn về cách viết hoặc nghĩa của từ.

Đọc to văn bản sau khi viết xong để phát hiện những câu văn không tự nhiên, khó đọc và chỉnh sửa cho phù hợp. Việc khắc phục các lỗi ngôn ngữ không chỉ nâng cao chất lượng văn bản mà còn thể hiện thái độ trách nhiệm và năng lực chuyên môn của người soạn thảo.

Lỗi về thể thức và hình thức văn bản

Lỗi về thể thức và hình thức là nhóm lỗi liên quan đến cách trình bày văn bản theo đúng qui định về văn bản hành chính. Những lỗi này tuy không ảnh hưởng đến nội dung nhưng có thể làm giảm giá trị pháp lý của văn bản hoặc gây khó khăn trong quá trình lưu trữ và tra cứu. Lỗi phổ biến bao gồm thiếu các yếu tố bắt buộc như số ký hiệu văn bản, ngày tháng ban hành, chữ ký người có thẩm quyền, hoặc trình bày sai qui cách các yếu tố này.

Ví dụ, một số người viết sai cấu trúc số ký hiệu, không ghi đầy đủ nơi nhận hoặc sai qui cách về font chữ, khổ giấy. Lỗi về thể thức còn thể hiện ở việc lựa chọn sai loại văn bản cho mục đích cụ thể, chẳng hạn dùng thông báo khi phải dùng quyết định, hoặc dùng công văn khi phải dùng tờ trình. Một số văn bản thiếu phần trích yếu, phần căn cứ pháp lý hoặc trình bày phần này không đúng qui định.

Để tránh những lỗi này, người viết cần nghiên cứu kỹ qui định về thể thức văn bản hành chính của nhà nước, đặc biệt là Thông tư số 01/2011/TT-BNV về qui định chế độ văn thư hiện hành. Nên có sẵn các mẫu văn bản chuẩn để tham khảo khi soạn thảo, đối chiếu kỹ lưỡng trước khi hoàn thiện. Việc tuân thủ đúng thể thức không chỉ đảm bảo tính pháp lý cho văn bản mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng các qui định chung.

Văn mẫu tham khảo văn bản hành chính

Sau khi tìm hiểu về lý thuyết, đặc điểm và kỹ thuật soạn thảo, việc tham khảo các văn mẫu cụ thể sẽ giúp người học hình dung rõ ràng hơn về cách vận dụng phong cách ngôn ngữ hành chính vào thực tế. Các văn mẫu được trình bày dưới đây là những mẫu điển hình, đại diện cho các loại văn bản thường được sử dụng nhiều nhất trong công tác hành chính.

Mỗi văn mẫu đều được soạn thảo theo đúng qui định về thể thức, thể hiện đầy đủ các đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính như tính chuẩn mực, chính xác, rõ ràng và có tính pháp lý. Qua việc phân tích, đối chiếu với lý thuyết đã học, người đọc có thể rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu, từ đó áp dụng vào công việc của mình một cách hiệu quả và sáng tạo hơn.

Mẫu công văn đề nghị

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 1

Số: 123/UBND-VP

V/v đề nghị hỗ trợ tổ chức sự kiện

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 11 năm 2025

Kính gửi: Sở Văn hóa và Thể thao thành phố Hồ Chí Minh

Thực hiện kế hoạch số 45/KH-UBND ngày 15 tháng 10 năm 2025 của Ủy ban nhân dân quận về tổ chức các hoạt động văn hóa chào mừng kỷ niệm 50 năm ngày giải phóng miền Nam, Ủy ban nhân dân quận 1 dự kiến tổ chức chương trình nghệ thuật Sài Gòn – Thành phố Hồ Chí Minh: 50 năm đổi thay vào ngày 30 tháng 4 năm 2026 tại Công viên 23 tháng 9. Chương trình hướng đến việc tôn vinh truyền thống cách mạng, giáo dục tinh thần yêu nước cho thế hệ trẻ và quảng bá hình ảnh thành phố năng động, hiện đại.

Để chương trình đạt hiệu quả cao, Ủy ban nhân dân quận 1 kính đề nghị Sở Văn hóa và Thể thao xem xét, hỗ trợ các nội dung sau:

1. Cử chuyên gia tư vấn về kịch bản chương trình và hướng dẫn công tác tổ chức sự kiện văn hóa quy mô lớn.

2. Hỗ trợ liên hệ mời một số nghệ sĩ ưu tú tham gia biểu diễn trong chương trình.

3. Xem xét hỗ trợ một phần kinh phí tổ chức (dự kiến khoảng 100 triệu đồng) từ nguồn kinh phí hoạt động văn hóa của thành phố.

Ủy ban nhân dân quận 1 kính mong nhận được sự quan tâm và hỗ trợ của Sở để chương trình được tổ chức thành công, góp phần vào không khí kỷ niệm chung của cả thành phố.

Trân trọng cảm ơn.

Nơi nhận:

– Như trên;

– Chủ tịch UBND quận (để báo cáo);

– Lưu: VP.

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

Nguyễn Văn A

Văn mẫu trên thể hiện rõ các đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính như tính chuẩn mực, rõ ràng và lịch sự. Công văn có đầy đủ các yếu tố bắt buộc về thể thức, nội dung được trình bày mạch lạc với phần mở đầu nêu căn cứ, phần giữa trình bày các yêu cầu cụ thể và phần kết thể hiện sự kỳ vọng hợp tác.

Mẫu quyết định hành chính

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI

Số: 456/QĐ-UBND

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Đồng Nai, ngày 10 tháng 11 năm 2025

QUYẾT ĐỊNH

Về việc thành lập Ban chỉ đạo xây dựng nông thôn mới tỉnh Đồng Nai

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Quyết định số 1980/QĐ-TTg ngày 17 tháng 10 năm 2016 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng nông thôn mới giai đoạn 2016-2020;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tại Tờ trình số 89/TTr-SNN ngày 05 tháng 11 năm 2025,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Thành lập Ban chỉ đạo xây dựng nông thôn mới tỉnh Đồng Nai với thành phần như sau:

Trưởng ban: Ông Trần Văn B – Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

Phó ban thường trực: Ông Lê Văn C – Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Các ủy viên: Đại diện lãnh đạo các sở, ban, ngành: Kế hoạch và Đầu tư, Tài chính, Xây dựng, Giao thông Vận tải, Y tế, Giáo dục và Đào tạo, Văn hóa Thể thao và Du lịch, Lao động Thương binh và Xã hội.

Điều 2. Ban chỉ đạo có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành, phối hợp các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố triển khai thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng nông thôn mới trên địa bàn tỉnh; định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình thực hiện chương trình.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các ông, bà có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:

– Như Điều 4;

– Văn phòng Chính phủ (để báo cáo);

– Bộ Nông nghiệp và PTNT;

– Thường trực Tỉnh ủy;

– Thường trực HĐND tỉnh;

– Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;

– Lưu: VT, NN.

CHỦ TỊCH

(Đã ký và đóng dấu)

Nguyễn Thị D

Văn mẫu quyết định này thể hiện đầy đủ cấu trúc chuẩn của một quyết định hành chính với phần căn cứ pháp lý rõ ràng, nội dung quyết định được chia thành các điều cụ thể, và phần cuối xác định hiệu lực cũng như trách nhiệm thi hành. Ngôn ngữ chính xác, trang trọng và có tính ràng buộc cao.

Mẫu biên bản họp

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN ĐỊNH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN

Cuộc họp triển khai kế hoạch vệ sinh môi trường Tết Nguyên đán 2026

Thời gian: 14 giờ 00, ngày 10 tháng 11 năm 2025

Địa điểm: Phòng họp Ủy ban nhân dân phường Tân Định

Chủ trì: Ông Phạm Văn E – Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường

Thư ký: Bà Võ Thị F – Công chức Văn phòng – Thống kê

Thành phần tham dự:

– Toàn thể Ban Chỉ huy Quân sự phường;

– Trưởng các tổ dân phố (14 đồng chí);

– Đại diện Mặt trận Tổ quốc phường;

– Đại diện các đoàn thể: Hội Liên hiệp Phụ nữ, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh.

Tổng số: 25 người (theo danh sách đính kèm)

NỘI DUNG CUỘC HỌP:

I. Phần mở đầu

Ông Phạm Văn E – Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường khai mạc cuộc họp, giới thiệu thành phần tham dự và thông qua chương trình làm việc.

II. Phần báo cáo

Bà Nguyễn Thị G – Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường trình bày báo cáo về kế hoạch vệ sinh môi trường Tết Nguyên đán 2026 với các nội dung chính:

1. Mục đích: Tạo cảnh quan môi trường sạch đẹp, văn minh phục vụ nhân dân đón Tết cổ truyền.

2. Thời gian thực hiện: Từ ngày 15 tháng 11 năm 2025 đến ngày 25 tháng 01 năm 2026.

3. Các hoạt động chính: Vệ sinh các tuyến đường chính, dọn dẹp các khu vực công cộng, thu gom rác thải, tuyên truyền nâng cao ý thức người dân về bảo vệ môi trường.

4. Kinh phí dự kiến: 50 triệu đồng từ nguồn ngân sách phường và vận động đóng góp của nhân dân.

5. Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng tổ dân phố và các đoàn thể.

III. Phần thảo luận

Ông Lê Văn H – Trưởng tổ dân phố 1: Đề nghị bổ sung kế hoạch dọn dẹp khu vực chợ tạm vì đây là nơi tập trung đông người và rác thải nhiều nhất trong dịp Tết.

Bà Trần Thị I – Chủ tịch Hội Liên hiệp Phụ nữ phường: Hội Phụ nữ sẽ vận động hội viên tham gia tích cực, đặc biệt là công tác tuyên truyền, vẽ tranh tường về bảo vệ môi trường tại các ngõ hẻm.

Ông Võ Văn K – Bí thư Đoàn Thanh niên phường: Đoàn Thanh niên đăng ký nhận trách nhiệm vệ sinh công viên và khu vui chơi trẻ em, dự kiến huy động 30 đoàn viên thanh niên tham gia.

Bà Phạm Thị L – Trưởng tổ dân phố 5: Kiến nghị tăng cường thu gom rác vào buổi tối vì nhiều hộ dân chỉ có thể đổ rác sau giờ làm việc.

IV. Phần kết luận

Sau khi nghe các ý kiến thảo luận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường kết luận:

1. Thống nhất thông qua kế hoạch vệ sinh môi trường Tết Nguyên đán 2026 với những nội dung đã được trình bày và bổ sung thêm nhiệm vụ dọn dẹp khu vực chợ tạm.

2. Giao Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường phối hợp với các tổ dân phố và đoàn thể xây dựng kế hoạch chi tiết, phân công cụ thể cho từng giai đoạn.

3. Giao Văn phòng – Thống kê phối hợp với Mặt trận Tổ quốc lập kế hoạch tuyên truyền, vận động đóng góp và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện.

4. Yêu cầu các tổ dân phố, đoàn thể có trách nhiệm vận động, tổ chức nhân dân tham gia tích cực, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ.

5. Định kỳ 15 ngày báo cáo một lần về tình hình thực hiện, kịp thời phát hiện và khắc phục những khó khăn, vướng mắc.

Cuộc họp kết thúc lúc 16 giờ 00 cùng ngày.

Biên bản được lập thành 02 bản, đọc lại cho toàn thể thành viên tham dự nghe và thống nhất thông qua.

CHỦ TỌA

(Ký, ghi rõ họ tên)

Phạm Văn E

THƯ KÝ

(Ký, ghi rõ họ tên)

Võ Thị F

Biên bản này minh họa cách ghi chép đầy đủ, khách quan diễn biến của một cuộc họp, từ thành phần tham dự, nội dung báo cáo, ý kiến thảo luận đến kết luận của cuộc họp. Phong cách ngôn ngữ hành chính được thể hiện rõ qua cách diễn đạt chính xác, khách quan và có tính pháp lý.

Lưu ý khi vận dụng phong cách ngôn ngữ hành chính

Mặc dù đã nắm vững lý thuyết về phong cách ngôn ngữ hành chính, khi vận dụng vào thực tế, người viết vẫn cần có những lưu ý quan trọng để đảm bảo văn bản vừa đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật, vừa phát huy hiệu quả trong hoạt động quản lý. Sự linh hoạt trong từng tình huống cụ thể giúp văn bản phù hợp với đối tượng và mục đích giao tiếp, tạo được sự đồng thuận và hợp tác.

Việc cập nhật thường xuyên với các qui định mới đảm bảo văn bản luôn có giá trị pháp lý và không bị lỗi thời. Khả năng kết hợp khéo léo với các phong cách ngôn ngữ khác khi cần thiết giúp tăng hiệu quả truyền đạt thông tin. Những lưu ý này không phải là những qui tắc cứng nhắc mà là những định hướng linh hoạt, giúp người viết phát huy tính sáng tạo trong khuôn khổ của những nguyên tắc chung.

Sự linh hoạt trong từng tình huống cụ thể

Mặc dù phong cách ngôn ngữ hành chính có những nguyên tắc và qui định nghiêm ngặt, người viết vẫn cần có sự linh hoạt phù hợp với từng tình huống giao tiếp cụ thể. Linh hoạt ở đây không có nghĩa là tùy tiện mà là biết cách điều chỉnh giọng điệu, mức độ trang trọng và cách diễn đạt sao cho phù hợp với đối tượng và mục đích của văn bản.

Khi soạn thảo văn bản gửi đến cấp trên, cần thể hiện sự tôn trọng, lịch sự cao độ thông qua việc sử dụng các từ ngữ như kính trình, kính báo cáo, kính đề nghị. Trong khi đó, văn bản gửi cấp dưới có thể sử dụng giọng điệu chỉ đạo rõ ràng hơn với các từ như giao cho, yêu cầu, chỉ đạo. Đối với văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, cần thể hiện tinh thần hợp tác, tôn trọng lẫn nhau thông qua cách diễn đạt như đề nghị quý cơ quan phối hợp, kính mong nhận được sự hỗ trợ.

Trong những tình huống khẩn cấp, văn bản có thể ngắn gọn, súc tích hơn nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết. Đối với các vấn đề mang tính kỹ thuật phức tạp, cần có phần giải thích, làm rõ để người thực hiện hiểu đúng yêu cầu. Sự linh hoạt này giúp văn bản vừa đạt yêu cầu về mặt hình thức, vừa phát huy hiệu quả trong thực tế, tạo được sự đồng thuận và hợp tác từ phía người nhận.

Cập nhật thường xuyên với các qui định mới

Hệ thống văn bản pháp luật về công tác văn thư, hành chính thường xuyên có những thay đổi, bổ sung để phù hợp với tình hình thực tế. Do đó, người làm công tác soạn thảo văn bản hành chính cần có thói quen cập nhật thường xuyên các qui định mới về thể thức, hình thức văn bản và các thuật ngữ hành chính. Việc sử dụng văn bản lỗi thời, không còn hiệu lực làm căn cứ pháp lý có thể dẫn đến những sai sót nghiêm trọng.

Ví dụ, Thông tư số 01/2011/TT-BNV về qui định chế độ văn thư đã thay thế Thông tư số 26/2004/TT-BNV, do đó người viết cần nắm vững những thay đổi trong qui định về ký hiệu văn bản, thời hạn giải quyết công việc, và các yếu tố khác. Ngoài ra, cần theo dõi các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cấp trên về công tác cải cách hành chính, đơn giản hóa thủ tục hành chính để áp dụng vào thực tế công việc. Việc tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ văn thư, hành chính cũng là cách tốt để cập nhật kiến thức và nâng cao kỹ năng chuyên môn.

Có thể tham khảo các trang thông tin điện tử chính thống như Cổng thông tin điện tử Chính phủ, website của các Bộ, ngành để nắm bắt kịp thời những thay đổi về chính sách và qui định. Thói quen cập nhật thường xuyên không chỉ giúp tránh được những sai sót mà còn thể hiện tinh thần học hỏi, cầu tiến trong công việc.

Kết hợp với các phong cách ngôn ngữ khác

Trong một số trường hợp đặc biệt, phong cách ngôn ngữ hành chính có thể được kết hợp khéo léo với các phong cách ngôn ngữ khác để tăng hiệu quả truyền đạt thông tin. Chẳng hạn, trong các văn bản tuyên truyền, vận động thực hiện chính sách, có thể kết hợp phong cách hành chính với phong cách ngôn ngữ chính luận để vừa nêu rõ các qui định cần thực hiện, vừa giải thích ý nghĩa, tầm quan trọng của chính sách nhằm tạo sự đồng thuận trong quần chúng.

Ví dụ, một văn bản hướng dẫn thực hiện chính sách hỗ trợ khởi nghiệp có thể bắt đầu bằng phần giới thiệu mang tính chính luận về vai trò của khởi nghiệp đối với phát triển kinh tế, sau đó mới đi vào phần hướng dẫn cụ thể theo phong cách hành chính. Trong các văn bản báo cáo có tính chất tổng kết, đánh giá, có thể sử dụng một số yếu tố của phong cách ngôn ngữ khoa học như số liệu thống kê, biểu đồ, phân tích nguyên nhân để làm rõ vấn đề.

Tuy nhiên, việc kết hợp này phải được thực hiện một cách hài hòa, không làm mất đi bản chất của văn bản hành chính. Phần mang tính chính luận hay khoa học chỉ nên chiếm tỷ lệ nhỏ, đóng vai trò hỗ trợ cho phần nội dung hành chính chính. Người viết cần có khả năng phân biệt rõ ràng giữa các phong cách và biết khi nào nên sử dụng yếu tố nào để đạt hiệu quả tốt nhất.

Xu hướng phát triển của phong cách ngôn ngữ hành chính

Phong cách ngôn ngữ hành chính không phải là một hiện tượng tĩnh mà luôn vận động, phát triển theo sự thay đổi của xã hội và yêu cầu thực tiễn. Trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, phong cách này đang có những xu hướng phát triển mới, hướng tới mục tiêu phục vụ người dân tốt hơn và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.

Xu hướng đơn giản hóa và hiện đại hóa giúp văn bản ngắn gọn, dễ hiểu và phù hợp với công nghệ mới. Sự tăng cường tính minh bạch và công khai đáp ứng yêu cầu của xã hội dân chủ, pháp quyền. Và quan trọng nhất là sự chuyển đổi từ tư duy quản lý sang tư duy phục vụ người dân, thể hiện bản chất của nhà nước ta. Việc nắm bắt những xu hướng này giúp người làm công tác hành chính định hướng được sự phát triển kỹ năng của bản thân.

Xu hướng đơn giản hóa và hiện đại hóa

Trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số mạnh mẽ, phong cách ngôn ngữ hành chính đang có xu hướng đơn giản hóa và hiện đại hóa để phù hợp với yêu cầu thực tiễn. Xu hướng này thể hiện ở việc rút ngắn độ dài văn bản, giảm bớt những thủ tục, hình thức rườm rà không cần thiết, sử dụng ngôn ngữ gần gũi, dễ hiểu hơn với người dân.

Nhiều cơ quan đã chuyển từ việc sử dụng những câu văn dài, phức tạp sang những câu ngắn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ ý nghĩa. Thay vì dùng những cụm từ mang tính hành chính nặng nề như xin được phép trình bày ý kiến, người ta chỉ cần viết trình bày ý kiến như sau. Việc số hóa văn bản, sử dụng chữ ký số, gửi nhận văn bản qua hệ thống quản lý văn bản điện tử cũng đòi hỏi phong cách ngôn ngữ hành chính phải thích ứng với môi trường công nghệ mới. Các mẫu văn bản được chuẩn hóa, lưu trữ trong hệ thống để người dùng có thể dễ dàng tra cứu và sử dụng.

Tuy nhiên, xu hướng đơn giản hóa không có nghĩa là làm giảm tính chính xác, tính pháp lý của văn bản. Các yếu tố cốt lõi như căn cứ pháp lý, nội dung quyết định, trách nhiệm thực hiện vẫn phải được đảm bảo đầy đủ. Việc hiện đại hóa phong cách ngôn ngữ hành chính là xu hướng tất yếu, giúp nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong giao dịch với cơ quan nhà nước.

Tăng cường tính minh bạch và công khai

Trong thời đại thông tin, yêu cầu về tính minh bạch và công khai trong hoạt động hành chính ngày càng cao, và điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến phong cách ngôn ngữ hành chính. Các văn bản hành chính, đặc biệt là những văn bản liên quan đến quyền lợi của người dân như qui hoạch, đầu tư, sử dụng ngân sách, cần được soạn thảo theo hướng dễ hiểu, dễ tiếp cận.

Xu hướng công khai văn bản hành chính trên các cổng thông tin điện tử đòi hỏi người viết phải chú ý không chỉ đến người nhận trực tiếp mà còn đến công chúng nói chung. Ngôn ngữ cần được sử dụng theo cách mà người dân thường không có chuyên môn pháp lý cũng có thể hiểu được nội dung cơ bản. Các thuật ngữ chuyên ngành cần được giải thích, các qui trình thủ tục cần được mô tả cụ thể, rõ ràng. Việc công khai cũng đòi hỏi văn bản phải thể hiện tính trách nhiệm cao, mọi thông tin phải chính xác, có căn cứ rõ ràng vì bất kỳ sai sót nào cũng có thể bị phát hiện và chất vấn bởi công chúng.

Xu hướng này thúc đẩy người làm công tác hành chính phải nâng cao ý thức trách nhiệm, cầu thị và không ngừng học hỏi để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội về minh bạch và trách nhiệm giải trình.

Hướng tới phục vụ người dân tốt hơn

Xu hướng phát triển quan trọng nhất của phong cách ngôn ngữ hành chính trong giai đoạn hiện nay là chuyển từ tư duy quản lý sang tư duy phục vụ người dân. Điều này thể hiện rõ nhất qua việc thay đổi cách xưng hô và giọng điệu trong văn bản giao tiếp với công dân.

Thay vì những lối diễn đạt mang tính ra lệnh, áp đặt, các cơ quan nhà nước đang dần sử dụng những cách nói lịch sự, tôn trọng hơn. Ví dụ, thay vì viết yêu cầu người dân phải nộp hồ sơ đúng hạn, người ta viết đề nghị quý công dân nộp hồ sơ đúng thời hạn qui định để được giải quyết nhanh chóng. Các văn bản hướng dẫn thủ tục hành chính được soạn thảo theo hướng hướng dẫn cụ thể, chi tiết, kèm theo ví dụ minh họa để người dân dễ thực hiện. Nhiều cơ quan đã xây dựng bộ câu hỏi thường gặp, kèm theo giải đáp chi tiết bằng ngôn ngữ đơn giản, gần gũi.

Việc cải thiện phong cách ngôn ngữ hành chính theo hướng phục vụ người dân không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ công mà còn góp phần xây dựng hình ảnh đẹp của bộ máy hành chính nhà nước, tăng cường lòng tin của người dân vào chính quyền. Đây là xu hướng tất yếu và lâu dài, đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ, công chức trong việc thay đổi tư duy và cách làm việc.

Kết luận

Phong cách ngôn ngữ hành chính là một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước và tổ chức xã hội, đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin, chỉ đạo điều hành và tạo ra sự trật tự, kỷ cương trong bộ máy hành chính. Với những đặc điểm nổi bật như tính chuẩn mực, trang trọng, chính xác, rõ ràng, khách quan và phi cảm xúc, phong cách này đòi hỏi người sử dụng phải có sự hiểu biết sâu sắc về ngôn ngữ, am hiểu pháp luật và có kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp. Việc nắm vững các chức năng của phong cách ngôn ngữ hành chính giúp người viết nhận thức được tầm quan trọng của từng văn bản và có thái độ trách nhiệm cao trong công việc.

Qua những phân tích về các yếu tố ngôn ngữ đặc trưng, các loại văn bản phổ biến, kỹ thuật soạn thảo và những lỗi thường gặp, bài viết đã cung cấp cho người đọc một cái nhìn toàn diện và sâu sắc về phong cách ngôn ngữ hành chính. Các văn mẫu cụ thể giúp người học có thể hình dung rõ ràng cách vận dụng lý thuyết vào thực tế, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho bản thân. Những lưu ý về sự linh hoạt, việc cập nhật thường xuyên và khả năng kết hợp với các phong cách khác cho thấy rằng mặc dù có những qui định nghiêm ngặt, phong cách ngôn ngữ hành chính vẫn cần sự sáng tạo và khả năng thích ứng của người sử dụng.

Trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, phong cách ngôn ngữ hành chính đang có những thay đổi tích cực theo hướng đơn giản hóa, hiện đại hóa, minh bạch và hướng tới phục vụ người dân tốt hơn. Đây là xu hướng tất yếu phù hợp với yêu cầu phát triển của đất nước và mong đợi của xã hội. Người làm công tác hành chính cần không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức và kỹ năng để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao này. Việc soạn thảo văn bản hành chính không chỉ là một công việc kỹ thuật đơn thuần mà còn là nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ một cách khéo léo, hiệu quả để phục vụ mục tiêu quản lý và phát triển của đất nước.

Hy vọng với những kiến thức được trình bày trong bài viết này, người đọc đã có được sự hiểu biết đầy đủ và sâu sắc về phong cách ngôn ngữ hành chính, từ đó có thể áp dụng thành công vào công việc thực tế. Hãy luôn giữ thái độ học hỏi, cầu tiến và trách nhiệm cao trong từng văn bản mình soạn thảo, vì mỗi văn bản đều có thể ảnh hưởng đến cuộc sống của nhiều người và góp phần vào sự phát triển chung của cộng đồng.