Nghiên cứu từ MIT tiết lộ các thói quen và kỹ năng phổ biến ở các nhà quản lý có năng suất cao.

Bạn có biết một người luôn hoàn thành công việc trước thời hạn, mặc dù họ lúc nào cũng bận rộn? Bạn có nhìn họ với sự ngưỡng mộ và tự hỏi làm sao họ làm được như vậy?

Robert Pozen, giảng viên cao cấp tại Trường Quản Lý Sloan của MIT, nói rằng: Bất kể vị trí, ngành nghề hay công việc, năng suất là một thách thức mà mọi chuyên gia đều phải đối mặt.

Mở đầu

Trong nghiên cứu của mình, cùng với sự hỗ trợ của sinh viên Kevin Downey từ MIT, Pozen đã khảo sát 20.000 cá nhân tự chọn từ lĩnh vực quản lý ở sáu châu lục để tìm hiểu tại sao một số người làm việc hiệu quả hơn những người khác.

Công cụ khảo sát này, được gọi là Pozen Productivity Rating, bao gồm 21 câu hỏi chia thành bảy nhóm: lập kế hoạch, phát triển thói quen hằng ngày, xử lý thông điệp, hoàn thành nhiều công việc, cải thiện kỹ năng giao tiếp, tổ chức các cuộc họp hiệu quả, và ủy thác công việc. Những thói quen và kỹ năng này cũng là cốt lõi trong chương trình giáo dục điều hành của MIT Sloan về tối ưu năng suất cá nhân và cuốn sách bán chạy Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours của Pozen.

Sau khi xử lý dữ liệu, Pozen và Downey thu được bộ câu trả lời đầy đủ từ 19.957 người tham gia. Khoảng một nửa đến từ Bắc Mỹ, 21% từ châu Âu, 19% từ châu Á, và 10% còn lại từ châu Úc, Nam Mỹ và châu Phi.

Các nhóm người có điểm năng suất cao nhất

Họ phát hiện rằng những người có điểm năng suất cao nhất đều có các cụm thói quen tương tự nhau:

– Họ lập kế hoạch công việc dựa trên các ưu tiên hàng đầu và hành động với mục tiêu rõ ràng.

– Họ phát triển các kỹ thuật hiệu quả để quản lý khối lượng lớn thông tin và nhiệm vụ.

– Họ hiểu rõ nhu cầu của đồng nghiệp, giúp tổ chức các cuộc họp ngắn gọn, giao tiếp nhanh chóng và chỉ đạo rõ ràng.

Kết quả cũng thú vị khi được phân tích theo nhân khẩu học của những người tham gia khảo sát.

Về mặt địa lý, điểm số năng suất trung bình của những người tham gia ở Bắc Mỹ nằm ở mức trung bình, mặc dù người Mỹ có xu hướng làm việc nhiều giờ hơn. Thực tế, điểm số của Bắc Mỹ thấp hơn đáng kể so với điểm trung bình của châu Âu, châu Á và châu Úc.

Độ tuổi và vị trí công việc

Độ tuổi và vị trí công việc có mối tương quan cao với năng suất cá nhân – những người lớn tuổi và giữ vị trí cao hơn thường đạt điểm số cao hơn so với các đồng nghiệp trẻ tuổi hoặc ở cấp thấp hơn. Những thói quen của nhóm này bao gồm:

– Xây dựng thói quen cho các hoạt động có giá trị thấp.

– Quản lý luồng thông điệp.

– Tổ chức các cuộc họp hiệu quả.

– Ủy thác công việc cho người khác.

Khác biệt giữa nam và nữ

Mặc dù điểm số tổng thể về năng suất của nam và nữ gần như tương đương, nhưng có một số khác biệt đáng chú ý trong cách họ duy trì năng suất. Phụ nữ thường đạt điểm cao khi tổ chức các cuộc họp hiệu quả – giữ thời lượng dưới 90 phút và kết thúc với các bước tiếp theo được thống nhất. Trong khi đó, nam giới lại xuất sắc trong việc xử lý khối lượng lớn thông điệp – không kiểm tra email quá thường xuyên và bỏ qua những tin nhắn ít giá trị.

Xử lý lượng thông điệp hằng ngày

Khả năng đối phó với sự quá tải từ hộp thư đến là yếu tố then chốt để làm việc hiệu quả. Nhưng cách thực hiện điều này có thể không rõ ràng đối với nhiều người trong chúng ta, những người phải đối mặt với đống email không ngừng tích tụ.

Pozen nói: Chúng ta có rất nhiều việc nhỏ, như email, làm chúng ta bị choáng ngợp và cuối cùng dành quá nhiều thời gian cho chúng. Hầu hết mọi người kiểm tra email mỗi 3 – 5 phút. Thay vào đó, hãy kiểm tra mỗi giờ hoặc hai giờ, và khi kiểm tra, chỉ xem xét chủ đề và người gửi, bỏ qua khoảng 60 – 80% vì hầu hết email không thực sự hữu ích.

Ông cũng khuyến khích trả lời email quan trọng ngay lập tức thay vì gắn cờ và sau đó quên hoặc phải tìm lại, cũng như sử dụng bộ lọc email một cách hiệu quả.

Tuy nhiên, Pozen nhấn mạnh rằng việc quản lý email, dù quan trọng, cần phải đi đôi với những thói quen mang tính tổng thể hơn, như xác định các ưu tiên hàng đầu. Ông cảnh báo rằng nếu không có một bộ mục tiêu rõ ràng – cả cá nhân lẫn công việc – nhiều người tham vọng sẽ không dành đủ thời gian cho các hoạt động thực sự hỗ trợ mục tiêu chính của họ.

Mẹo tối ưu năng suất

Nếu bạn muốn làm việc hiệu quả hơn, hãy phát triển các cụm thói quen mà Pozen đã xác định trong khảo sát:

– Tập trung vào mục tiêu chính: Mỗi tối, xem xét lại lịch trình của ngày hôm sau để nhấn mạnh các ưu tiên hàng đầu. Xác định mục đích khi đọc tài liệu dài trước khi bắt đầu.

– Quản lý khối lượng công việc lớn: Bỏ qua 50 – 80% email dựa trên người gửi và chủ đề. Chia dự án lớn thành các bước nhỏ và bắt đầu với bước đầu tiên.

– Hỗ trợ đồng nghiệp: Giới hạn bất kỳ cuộc họp nào trong 90 phút hoặc ít hơn, và kết thúc với các bước tiếp theo rõ ràng. Thống nhất các chỉ số thành công với đội ngũ của bạn.

Công cụ khảo sát của Pozen vẫn còn sẵn có trực tuyến. Những người tham gia sẽ nhận được báo cáo phản hồi với các mẹo thực tế để cải thiện năng suất.